Assistant(e) manifestations – Évènementiels – Logistique location de salles – Transports

Andrézieux-Bouthéon recrute :
Un(e) assistant(e) administrative

Poste à pourvoir au 01/03/2022

MISSIONS

Rattaché hiérarchiquement au responsable « Manifestations – Logistique – Location de salles – Transports » ainsi qu’au responsable de l’unité Evènementiels, vous serez chargé de l’accueil et du renseignement au public au sein du service, de l’assistance dans la gestion administrative des manifestations, de l’évènementiel, des locations de salles, de la logistique (déménagements, approvisionnements divers, …), du parc des véhicules et de la gestion des transports.

• Assurer l’accueil téléphonique et physique.
• Assurer la gestion administrative du service et de l’unité : courriers, renseignements concernant les salles des fêtes, réservations, contrat location de salles, renseignements et suivi des exposants, classement, facturation, …
• Rédiger les arrêtés en rapport avec les manifestations sur le domaine public.
• Consulter les fournisseurs / prestataires et analyser les offres.
• Etablir et suivre les bons de commande.
• En collaboration avec le service finance, assister le chef de service et le responsable d’unité au suivi budgétaire.
• Renseigner les dossiers sécurité de la préfecture.
• Gérer le retour d’expérience budgétaire des manifestations.
• Suivre la satisfaction client.
• Suivre la logistique des différentes prestations de service en lien avec les autres services.
• Assurer la gestion des produits d’entretien et des consommables.
• Assurer la gestion du parc de véhicules en termes de suivi des contrôles techniques divers, des révisions, de l’approvisionnement en carburants et de la gestion des dépannages.
• Venir en soutien à la gestion de la réservation de l’autocar municipal et des prestataires extérieurs pour les établissements scolaires de la commune.

COMPÉTENCES / PROFIL

• Bonnes qualités relationnelles et capacité à travailler en collaboration avec une équipe.
• Sens de l’organisation.
• Maîtrise de l’outil informatique et utilisation des logiciels bureautiques (mise en forme du courrier, utilisation de tableur), – Maîtrise des aspects rédactionnels (rapport, synthèse, …).
• Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement interne.
• Sens du service public.
• Discrétion et rigueur.

Recrutement par voie statutaire adjoint technique/ou à défaut contractuel

Temps de travail non complet 28h par semaine sur 4 jours.

Rémunération : rémunération statutaire + CNAS + participation mutuelle

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