Cómo Manejar la Organización Digital y Grandes Volúmenes de Información

Optimiza la gestión de información con herramientas digitales

La era digital suele asociarse con la rápida expansión de los datos. Como consecuencia, la gestión de información se convierte en un verdadero reto. Entre otros, surgen los problemas como:

• Sobrecarga de información
• Baja relevancia y calidad de los datos
• Seguridad de datos personales y secretos
• Almacenamiento de información digital
• Mala gestión del tiempo 

Para manejar la carga informativa, hay que tener en cuenta las herramientas de productividad. Este artículo ofrece las mejores recomendaciones para quienes deseen controlar la información con eficacia. 

1. Organiza tus Correos Electrónicos

Si recibes muchos correos electrónicos a diario, es necesario mantenerlos sistematizados. Una bandeja de entrada abarrotada puede hacer que fracases en tus tareas y proyectos, ya que puedes perderte algunos o no tener tiempo para procesar todos los mensajes. Para evitar estos problemas, hay que tener en cuenta los siguientes consejos.

1. Carpetas y etiquetas. Es recomendable clasificar todos los correos por categorías. Es mejor utilizar carpetas temáticas, como clientes, proyectos y temas. Las etiquetas y los códigos de color permiten a los usuarios priorizar los mensajes.
2. Filtros. Hay que utilizarlos para clasificar automáticamente los mensajes por palabras clave o temas. Es mejor darse de baja de redes sociales y sitios web innecesarios. 
3. Tiempo. Hay que responder inmediatamente a las cartas que requieran menos de 2 minutos para ello. Si hay un archivo PDF voluminoso, se puede resumir PDF con IA para conocer la información clave. Es aconsejable programar una respuesta a otras cartas.
4. Rutina. El procesamiento del correo electrónico debe formar parte de un horario diario. 

Estos consejos ayudan a los usuarios a mantener su buzón de correo electrónico bien organizado y procesado. 

2. Resumir Documentos con IA

Leer documentos largos es una tarea abrumadora. Además, un lector puede pasar por alto puntos clave debido al cansancio y no enterarse de algo importante a tiempo. Como la mayoría de las empresas envían archivos PDF, resumidor de PDF puede ser útil.

Por ejemplo, la herramienta AI Summarize PDF de PDF Flex ayuda a los usuarios a analizar y sistematizar el contenido más rápidamente. Sus usuarios destacan las siguientes ventajas:

• Ahorro del tiempo. En lugar de dedicar días a la lectura de documentos, esta herramienta permite obtener la información necesaria más rápidamente. Debido a eso, las grandes empresas consiguen distribuir las tareas a tiempo evitando procrastinación y plazos incumplidos. 
• Manejo de grandes volúmenes de datos. La herramienta proporciona breves resúmenes de los documentos procesados. Así es como las empresas líderes se mantienen informadas y en sintonía. 
• Precisión de la información. Existe la opción de escribir conclusiones sesgadas al leer documentos. Los resúmenes generados por IA son exactos y coherentes. 
• Accesibilidad a la información. IA que resume PDF cuenta con un chat de IA que puede traducir o reformular el contenido para poder comprender mejor del texto. 

En general, se debería usar esta herramienta para resumir documentos PDF y así gestionar mejor el tiempo y sistematizar los datos.

3. Utiliza Software de Gestión de Documentos

La productividad en la era digital también la promete un DMS o sistema de gestión documental adecuado. Es una herramienta perfecta para la sistematización de contenidos digitales. Las herramientas DMS más populares son Dropbox y Google Drive. Ayudan a sus usuarios a:

• Almacenar todos los documentos en un lugar seguro
• Mejorar la colaboración, ya que todos los miembros pueden leer, escribir o editar documentos simultáneamente
• Aumentar la seguridad mediante el uso de cifrado, registros de auditoría fiables y controles de acceso.
• Garantizar una mayor optimización del flujo de trabajo gracias a las herramientas de automatización que procesan los archivos sin mano de obra humana. 
• Encontrar rápidamente el documento necesario gracias a las palabras clave y las etiquetas.

Estas herramientas ayudan sincronizar los equipos. También aumentan la seguridad interna de la empresa y mejoran el almacenamiento de documentos y su disponibilidad para todo el equipo gracias al avanzado sistema basado en la nube. 

4. Implementa Técnicas de Gestión de Tareas

La capacidad de gestión del tiempo es una de las principales exigencias de los candidatos en el mercado laboral actual. Los equipos deben estar preparados para abarcar todas las tareas, incluido el tratamiento masivo de datos. De esta manera uno aprende a establecer prioridades. Los miembros del equipo experimentan menos estrés y mejorar la productividad. Como resultado, alcanzan sus objetivos más rápidamente y se convierten en personas muy valoradas por los gerentes. 

Por regla general, la gente utiliza la Técnica Pomodoro o Kanban.

• Técnica Pomodoro. Se elige una tarea y se realiza durante 25 minutos con descansos de 5-10 minutos. Esto permite evitar el agotamiento, ya que 25 minutos prometen la máxima concentración de la atención.
• Kanban. Esta técnica emplea la visualización de tareas. Se crea una tabla con tres columnas: «hecho», «en proceso» y «por hacer». Se suele utilizar un tablero con tarjetas que hay que mover en función del progreso. De esta manera, no se escapa nada importante.

Estas técnicas permiten mantener la concentración, priorizar las tareas y gestionar el tiempo con eficacia.

5. Aprovecha las Herramientas de Colaboración

El software de organización es importante hoy en día. Debido a la pandemia, las organizaciones trabajan a menudo desde casa. Necesitan herramientas de colaboración eficaces. ¿Cuáles son las ventajas de estas herramientas?

• Interacción centralizada y en tiempo real
• Mejor colaboración en equipo gracias a la rápida compartición de archivos y distribución de tareas
• Productividad más alta gracias a la perfecta integración de las herramientas y a su accesibilidad
• Mayor transparencia y confianza 
• Impulso de la creatividad del equipo

Gracias a estas herramientas, la distancia no importa para el mejor rendimiento del equipo.

Conclusión 

Una organización digital eficaz de la información promete un mejor flujo de trabajo y una mayor productividad de todo el equipo y de cada individuo. Garantiza un acceso rápido a la información necesaria y una mejor protección del almacenamiento de archivos. Las herramientas modernas ayudan a gestionar grandes cantidades de información digital y mejoran el rendimiento de las tareas a distancia.

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